El inventario suele concentrar una parte relevante del margen y del activo de un eCommerce. Una unidad omitida, duplicada o valorada con costes incompletos afecta a las existencias finales y al resultado del período. Gestionarlo bien exige responder tres preguntas separadas: qué bienes pertenecen a la empresa, dónde se encuentran y por qué importe deben figurar en contabilidad.
Esta guía se centra en valoración, almacenes, recuentos, ajustes y cierre. No desarrolla la conciliación diaria de pedidos, cobros o payouts, que se explica en la guía de conciliación de ventas, cobros y stock. Tampoco resuelve las reglas de IVA de las ventas a distancia, tratadas en IVA OSS para ventas B2C en Europa. Cada conclusión debe adaptarse a la operativa y documentos reales.
Qué forma parte del inventario de un eCommerce
El inventario puede incluir mercaderías compradas para revender, productos terminados, materias primas, envases y otros aprovisionamientos que cumplan la definición contable correspondiente. No todo lo que aparece en un panel logístico pertenece necesariamente a la empresa, ni deja de pertenecerle por estar en un almacén externo. También puede haber unidades propias en tránsito, en depósito, bloqueadas para inspección o devueltas por clientes.
La propiedad, ubicación, Incoterms y contratos deben revisarse conjuntamente para delimitar el inventario. Los Incoterms ayudan a asignar costes, riesgos y obligaciones logísticas, pero no sustituyen por sí solos el análisis contractual ni acreditan la titularidad. Pedidos de compra, facturas, documentos de transporte, recepciones y condiciones del operador permiten determinar qué ha ocurrido.
Como recomendación de gestión, puede crearse un mapa por SKU que separe stock disponible, reservado, dañado, en devolución, en tránsito y propiedad de terceros. No es una obligación legal universal: el nivel de detalle apropiado depende del volumen, la materialidad, los riesgos y los sistemas utilizados.
Valoración inicial y costes atribuibles
La norma de registro y valoración 10.ª del Plan General de Contabilidad establece la valoración inicial de las existencias por su coste: precio de adquisición o coste de producción. En una tienda que compra productos terminados, el punto de partida habitual es el importe facturado por el proveedor, después de descuentos, rebajas y partidas similares.
Al precio de adquisición se añaden los gastos adicionales producidos hasta que los bienes estén ubicados para su venta, como transportes, aranceles, seguros y otros directamente atribuibles. Esto no convierte cualquier gasto relacionado con vender online en inventario. Publicidad, comisiones por cobro, almacenamiento posterior o envío al cliente requieren analizar su naturaleza y momento; no deben capitalizarse automáticamente.
Para productos fabricados o personalizados, el coste de producción incorpora materias consumidas, costes directamente imputables y la parte razonable de costes indirectos vinculados al período de producción y a una capacidad normal. Como recomendación de control, documente una política estable y trazable, respetando la aplicación uniforme que exige el PGC para existencias de naturaleza y uso similares.
Compras, transporte, aranceles e impuestos
Una compra internacional puede reunir factura comercial, flete, seguro, despacho, arancel y tributos. Como recomendación de control, asigne cada coste a los SKU mediante una base razonable —unidades, peso, volumen o valor—, documente la elección y conserve el cálculo. Cambiarla solo para mejorar el margen de un producto resta comparabilidad.
El PGC dispone que los impuestos indirectos se incluyen en el coste cuando no sean recuperables directamente de la Hacienda Pública. Por tanto, no es correcto sumar o excluir todo IVA mediante una regla fija. Los impuestos recuperables, la evidencia disponible y la situación fiscal deben examinarse caso por caso. Importador, factura aduanera, derecho a deducción y posible prorrata pueden alterar la conclusión.
El momento en que una mercancía pasa a ser inventario tampoco se decide solo por la fecha de factura. Deben contrastarse recepción, transporte, condiciones contractuales, transmisión de riesgos y control y documentación de la operación. Una factura recibida antes que los bienes y una mercancía recibida pendiente de factura plantean cortes diferentes.
Stock en almacén propio, fulfillment y terceros
La ubicación física no determina por sí misma el reconocimiento. Las unidades propias pueden estar en instalaciones de un operador de fulfillment, un marketplace, un fabricante o un depósito temporal. A la inversa, un almacén propio puede custodiar mercancía de proveedores o clientes que no debe reconocerse como activo de la tienda.
Como recomendación de control, prepare por cada tercero un expediente con almacenes, país, SKUs, saldos, movimientos y estados; solicite confirmaciones o reportes fechados y pruebe una muestra contra recepciones y expediciones. Para interpretar los saldos, revise qué regula el contrato sobre custodia, pérdidas, seguros, devoluciones, inventarios y acceso a evidencias, sin presumir que una cláusula logística resuelve todas las cuestiones contables.
Si existen varios países o traslados entre centros, como recomendación mantenga unidades y valor por ubicación. Ese mapa también facilita el análisis separado de obligaciones indirectas, pero estar almacenado en un territorio no permite concluir por sí solo un tratamiento fiscal concreto.
Recuento físico y corte de operaciones
El recuento físico contrasta la realidad con el registro. Como recomendación para que aporte evidencia al cierre, incluya las ubicaciones relevantes y distinga disponible, dañado, reservado y propiedad de terceros. Puede hacerse en la fecha de cierre o en otra fecha con una reconstrucción fiable de los movimientos entre el recuento y el cierre.
Como recomendación operativa, antes de contar se congelan o identifican los movimientos, se numeran las hojas, se asignan responsables y se investigan diferencias sin sobrescribir el saldo original. En almacenes externos, un informe del operador gana fuerza si se reconcilia con documentos de entrada y salida y se valida mediante muestras, confirmaciones u otra evidencia adecuada.
El corte contable separa operaciones anteriores y posteriores al cierre. Como recomendación de control para el corte contable, revise las últimas recepciones y expediciones, mercancía en tránsito, compras pendientes de factura, ventas pendientes de entrega y devoluciones alrededor de la fecha. La fecha del pedido o del panel no basta: propiedad, control, riesgos, contrato y evidencia determinan el tratamiento aplicable.
Diferencias, mermas, devoluciones y deterioro
Como recomendación de control, clasifique cada diferencia de unidades antes de contabilizarla. Puede proceder de errores de alta, duplicidades, roturas, caducidad, robo, pérdida logística o desfase temporal. Dentro del mismo control, documente en el ajuste la causa, fecha, unidades, valor, aprobación interna según la política y soportes disponibles; para mantener la trazabilidad, analice por separado una posible compensación del operador y la baja física.
Como recomendación de control, inspeccione la unidad vinculada a un reembolso o devolución antes de declararla disponible. Una unidad pendiente de inspección puede no haber llegado, estar dañada o ser vendible de nuevo; reincorporarla automáticamente puede sobrevalorar el stock. Dentro del mismo control, use estados intermedios y conserve motivo, fotografías o informe de inspección cuando resulten proporcionados.
En la valoración posterior, si el valor neto realizable es inferior al coste, el PGC exige la corrección valorativa correspondiente con gasto en resultados. El deterioro no se calcula solo por antigüedad: deben estimarse precio de venta y costes pendientes necesarios, con evidencia observable. Si desaparecen las circunstancias que causaron la corrección, la norma contempla su reversión.
Inventario y cierre contable
El cierre combina cantidad y valor. Primero se fija el universo de unidades propias; después se aplica el coste unitario y se revisa el valor neto realizable. Para bienes intercambiables, el PGC señala con carácter general el precio medio o coste medio ponderado y admite FIFO; debe utilizarse un único método para existencias con naturaleza y uso similares.
El Plan General de Contabilidad de PYMES, cuando resulte aplicable a la entidad, recoge en su norma 12.ª criterios equivalentes sobre coste, gastos atribuibles, impuestos no recuperables, métodos de asignación y valoración posterior. No basta con elegirlo por el tamaño percibido del negocio: debe verificarse su ámbito de aplicación.
Como recomendación para el cierre, prepare un papel de trabajo que enlace saldo inicial, compras o producción, salidas, regularizaciones y saldo final, y explique cambios de criterio, estimaciones, deterioros y reversiones. Si necesita coordinar datos logísticos y contabilidad, el servicio fiscal y contable para eCommerce puede ayudar a diseñar un cierre adaptado a la operativa real.
Documentación y checklist de control
Este checklist es una recomendación de gestión y debe ajustarse a riesgos y materialidad; no representa una lista universal de obligaciones legales:
- Identificar bienes propios y excluir mercancía de terceros.
- Separar unidades por SKU, ubicación y estado físico.
- Conservar contratos, Incoterms, facturas, aduanas, transporte y recepciones.
- Documentar precio de adquisición, costes atribuibles y base de reparto.
- Evaluar si los impuestos indirectos son recuperables en cada supuesto.
- Preparar instrucciones, resultados e incidencias del recuento físico.
- Revisar entradas, salidas, devoluciones y mercancía en tránsito en el corte.
- Explicar mermas y ajustes sin eliminar el registro original.
- Comparar coste con valor neto realizable y soportar deterioros o reversiones.
- Conciliar el auxiliar de inventario con contabilidad y archivar el papel de cierre.
Como recomendación, diseñe la trazabilidad para que otra persona pueda reproducir cantidades, coste y ajustes. La evidencia adecuada varía: no exige el mismo expediente un SKU de poco valor que mercancía material en varios operadores. El objetivo es sustentar la realidad económica y el criterio aplicado, no acumular documentos sin conexión.
Fuentes oficiales consultadas
- BOE — Real Decreto 1514/2007, Plan General de Contabilidad, texto consolidado consultado el 26 de agosto de 2026: norma de registro y valoración 10.ª sobre existencias.
- BOE — Real Decreto 1515/2007, Plan General de Contabilidad de PYMES, texto consolidado consultado el 26 de agosto de 2026: norma de registro y valoración 12.ª, cuando el plan resulte aplicable.
Los textos consolidados del BOE facilitan la consulta del marco general. La aplicación concreta requiere comprobar el plan contable de la entidad, los hechos, los contratos, los impuestos recuperables y la evidencia de cada operación.
